Aufgaben

Das Kommunalarchiv Minden bewahrt Unterlagen auf, die bei der Stadtverwaltung Minden, der Kreisverwaltung Minden-Lübbecke sowie bei anderen Institutionen oder Personen aus seinem Zuständigkeitsbereich (Archivsprengel) entstanden sind. Es handelt sich dabei um Urkunden, Akten, Bücher, Fotos, Pläne, Plakate, Tonbänder, Zeitungen und in Zukunft auch um digitales Schriftgut. Arbeit und Aufgaben des Kommunalarchivs Minden richten sich nach dem Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010.

Bewertung und Übernahme

Bereits im Vorfeld berät das Kommunalarchiv Minden die abgebenden Stellen bei der Schriftgutverwaltung. Wenn Unterlagen für die laufende Geschäftsführung nicht mehr erforderlich sind, werden sie dem Kommunalarchiv Minden zur Übernahme angeboten.
Die Unterlagen werden zunächst bewertet, d.h. auf ihre Archivwürdigkeit hin überprüft. Nicht mehr benötigte Unterlagen werden zur Vernichtung freigegeben. Historisch aussagekräftige oder aus Rechtsgründen aufzubewahrende Unterlagen werden in das Kommunalarchiv Minden übernommen. Das Kommunalarchiv Minden versucht das gesamte gesellschaftliche Leben in seinem Zuständigkeitsbereich zu dokumentieren und sammelt hierzu auch privates Schriftgut wie Nachlässe, Vereins- und Firmenschriftgut, aber auch Drucksachen, Plakate, Fotos und Zeitungen.

Ordnung und Verzeichnung

Nach der Übernahme des archivwürdigen Schriftgutes findet eine inhaltliche Erschließung des Archivgutes statt. Die Akten werden in ihrem Entstehungszusammenhang belassen und in Beständen zusammengefasst, die meist verwaltungsinterne Strukturen widerspiegeln (Provenienzprinzip). Die Erschließung der Archivalien erfolgt heute überwiegend mit entsprechenden EDV-Programmen. Während der Erschließung entstehen Findhilfsmittel (Findbücher, Karteien und Datenbanken), die eine gezielte Recherche nach bestimmten Informationen und Themen ermöglichen.

Benutzung und Öffentlichkeitsarbeit

Alle Unterlagen werden nach ihrer Erschließung der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Nur für bestimmte Aktengruppen, z.B. mit personenbezogenen Informationen, bestehen Sperrfristen. Die Archivalien können vor Ort im Kommunalarchiv Minden eingesehen werden. Eine Ausleihe, wie in Bibliotheken, ist nicht möglich, da es sich um historische Zeugnisse handelt, die in dieser Form nur ein einziges Mal auf der Welt vorhanden sind. Die Mitarbeiter des Kommunalarchivs Minden stehen den Archivbenutzern bei ihren Forschungen beratend zur Seite. Neben der persönlichen Beratung werden schriftliche oder telefonische Auskünfte erteilt. Für bestimmte Recherchen fallen Gebühren an. Gegen Kostenerstattung können ebenso Reproduktionen von Archivalien angefertigt werden.
Das Kommunalarchiv Minden stellt seine Arbeit und seine Bestände auch in Führungen und Ausstellungen der Öffentlichkeit vor. Die Informationen der hier verwahrten Dokumente werden zudem ausgewertet und in Publikationen zusammengefasst.
Zu Forschungszwecken hält das Kommunalarchiv eine 50.000 Bände umfassende Bibliothek zur Stadt- und Regionalgeschichte bereit, die ständig erweitert wird.

Bewahrung und Erhaltung

Das Kommunalarchiv Minden ist für die dauerhafte Erhaltung der Informationsträger zuständig. Hierzu gehört die Bewahrung des Archivgutes vor Beschädigung (Konservierung), z. B. durch Lagerung in säurefreien Kartons bei optimalen Klimawerten (Temperatur, Luftfeuchtigkeit), aber auch die Behebung von bereits eingetretenen Schäden (Restaurierung). Seit einigen Jahren werden chemisch instabile Papierbestände des 19. und 20. Jahrhunderts der Entsäuerung zugeführt. Viel benutzte Archivalien werden geschont, indem Mikroverfilmungen angefertigt und ausschließlich diese für die Benutzung vorgelegt werden. Zunehmend schreitet in diesem Zusammenhang die Digitalisierung voran, die auch eine bessere Benutzung der Archivalien im Internet ermöglicht.