Aufgaben

Das Kommunalarchiv Minden bewahrt Unterlagen auf, die bei der Stadtverwaltung Minden, der Kreisverwaltung Minden-LĂŒbbecke sowie bei anderen Institutionen oder Personen aus seinem ZustĂ€ndigkeitsbereich (Archivsprengel) entstanden sind. Es handelt sich dabei um Urkunden, Akten, BĂŒcher, Fotos, PlĂ€ne, Plakate, TonbĂ€nder, Zeitungen und in Zukunft auch um digitales Schriftgut. Arbeit und Aufgaben des Kommunalarchivs Minden richten sich nach dem Archivgesetz Nordrhein-Westfalen vom 16. MĂ€rz 2010.

Bewertung und Übernahme
Bereits im Vorfeld berĂ€t das Kommunalarchiv Minden die abgebenden Stellen bei der Schriftgutverwaltung. Wenn Unterlagen fĂŒr die laufende GeschĂ€ftsfĂŒhrung nicht mehr erforderlich sind, werden sie dem Kommunalarchiv Minden zur Übernahme angeboten.
Die Unterlagen werden zunĂ€chst bewertet, d.h. auf ihre ArchivwĂŒrdigkeit hin ĂŒberprĂŒft. Nicht mehr benötigte Unterlagen werden zur Vernichtung freigegeben. Historisch aussagekrĂ€ftige oder aus RechtsgrĂŒnden aufzubewahrende Unterlagen werden in das Kommunalarchiv Minden ĂŒbernommen. Das Kommunalarchiv Minden versucht das gesamte gesellschaftliche Leben in seinem ZustĂ€ndigkeitsbereich zu dokumentieren und sammelt hierzu auch privates Schriftgut wie NachlĂ€sse, Vereins- und Firmenschriftgut, aber auch Drucksachen, Plakate, Fotos und Zeitungen.

Ordnung und Verzeichnung
Nach der Übernahme des archivwĂŒrdigen Schriftgutes findet eine inhaltliche Erschließung des Archivgutes statt. Die Akten werden in ihrem Entstehungszusammenhang belassen und in BestĂ€nden zusammengefasst, die meist verwaltungsinterne Strukturen widerspiegeln (Provenienzprinzip). Die Erschließung der Archivalien erfolgt heute ĂŒberwiegend mit entsprechenden EDV-Programmen. WĂ€hrend der Erschließung entstehen Findhilfsmittel (FindbĂŒcher, Karteien und Datenbanken), die eine gezielte Recherche nach bestimmten Informationen und Themen ermöglichen.

Benutzung und Öffentlichkeitsarbeit
Alle Unterlagen werden nach ihrer Erschließung der Öffentlichkeit zugĂ€nglich gemacht. Nur fĂŒr bestimmte Aktengruppen, z.B. mit personenbezogenen Informationen, bestehen Sperrfristen. Die Archivalien können vor Ort im Kommunalarchiv Minden eingesehen werden. Eine Ausleihe, wie in Bibliotheken, ist nicht möglich, da es sich um historische Zeugnisse handelt, die in dieser Form nur ein einziges Mal auf der Welt vorhanden sind. Die Mitarbeiter des Kommunalarchivs Minden stehen den Archivbenutzern bei ihren Forschungen beratend zur Seite. Neben der persönlichen Beratung werden schriftliche oder telefonische AuskĂŒnfte erteilt. FĂŒr bestimmte Recherchen fallen GebĂŒhren an. Gegen Kostenerstattung können ebenso Reproduktionen von Archivalien angefertigt werden.
Das Kommunalarchiv Minden stellt seine Arbeit und seine BestĂ€nde auch in FĂŒhrungen und Ausstellungen der Öffentlichkeit vor. Die Informationen der hier verwahrten Dokumente werden zudem ausgewertet und in Publikationen zusammengefasst.
Zu Forschungszwecken hÀlt das Kommunalarchiv eine 50.000 BÀnde umfassende Bibliothek zur Stadt- und Regionalgeschichte bereit, die stÀndig erweitert wird.

Bewahrung und Erhaltung
Das Kommunalarchiv Minden ist fĂŒr die dauerhafte Erhaltung der InformationstrĂ€ger zustĂ€ndig. Hierzu gehört die Bewahrung des Archivgutes vor BeschĂ€digung (Konservierung), z. B. durch Lagerung in sĂ€urefreien Kartons bei optimalen Klimawerten (Temperatur, Luftfeuchtigkeit), aber auch die Behebung von bereits eingetretenen SchĂ€den (Restaurierung). Seit einigen Jahren werden chemisch instabile PapierbestĂ€nde des 19. und 20. Jahrhunderts der EntsĂ€uerung zugefĂŒhrt. Viel benutzte Archivalien werden geschont, indem Mikroverfilmungen angefertigt und ausschließlich diese fĂŒr die Benutzung vorgelegt werden. Zunehmend schreitet in diesem Zusammenhang die Digitalisierung voran, die auch eine bessere Benutzung der Archivalien im Internet ermöglicht.